7 ข้อมูลที่ควรเก็บ เมื่อมีผู้มาติดต่อเข้ามาในพื้นที่

1. ชื่อ-นามสกุล ผู้มาติดต่อ

เป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับระบุตัวผู้มาติดต่อ หากระบบสามารถอ่านข้อมูลจากบัตรได้โดยตรง จะช่วยลดการพิมพ์และความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลเอง โดยระบบ WAC รองรับการอ่านข้อมูลจากชิปบัตรประชาชนและแถบแม่เหล็กของใบขับขี่

2. ข้อมูลระบุตัวบุคคลที่จำเป็น

เช่น เลขบัตรประชาชนหรือข้อมูลจากเอกสารที่ใช้ยืนยันตัวตน โดยควรพิจารณาจัดเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน และมีมาตรการดูแลข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม

3. ทะเบียนรถ

ช่วยเชื่อมโยงว่า ผู้มาติดต่อเดินทางเข้ามาด้วยรถคันใด และเป็นข้อมูลสำคัญเมื่อต้องการค้นหาหรือตรวจสอบเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับรถภายในพื้นที่

4. ข้อมูลเกี่ยวกับรถ

เช่น ประเภทรถและยี่ห้อรถ เพื่อช่วยเพิ่มรายละเอียดในการตรวจสอบ โดยระบบ WAC รองรับการจัดเก็บทะเบียนรถ ประเภทรถ และยี่ห้อรถเพิ่มเติมได้

5. ผู้ที่ต้องการเข้าพบ

ควรทราบว่า Visitor เข้ามาติดต่อ ลูกบ้าน พนักงาน แผนก หรือบุคคลใด เพื่อให้สามารถตรวจสอบวัตถุประสงค์และรายละเอียดการติดต่อย้อนหลังได้ ระบบ WAC รองรับการเก็บข้อมูลผู้ที่ต้องการเข้าพบเช่นกัน

6. ภาพประกอบขาเข้า

ในบางหน้างานอาจจำเป็นต้องเก็บ ภาพรถหรือภาพเอกสารที่ใช้แทนบัตรสำคัญจากราชการ เพื่อประกอบรายการเข้าออก

7. วันเวลาเข้าออก

ข้อมูลนี้ช่วยตอบคำถามสำคัญว่า Visitor เข้ามาเมื่อไร ออกไปแล้วหรือยัง และมีใครยังตกค้างอยู่ภายในพื้นที่ ระบบ WAC มี Dashboard สำหรับดูจำนวนเข้า ออก ตกค้าง และอยู่ข้ามวัน รวมถึงตรวจสอบประวัติแต่ละรายการย้อนหลังได้

เก็บข้อมูลให้ครบ แต่ต้องเก็บอย่างเหมาะสม

ระบบ Visitor ที่ดีไม่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลทุกอย่างที่สามารถเก็บได้ แต่ควรเลือกข้อมูลที่ จำเป็นต่อการรักษาความปลอดภัยและการบริหารผู้มาติดต่อ พร้อมกำหนดการเข้าถึงและดูแลข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม

เพราะเมื่อเกิดเหตุ คำถามไม่ใช่แค่ว่า “เราเก็บข้อมูลไว้หรือไม่”

แต่คือ “ข้อมูลที่เก็บไว้ ช่วยให้เราตรวจสอบได้หรือไม่”

#ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อ #เครื่องแลกบัตร #visitor management #ระบบ visitor หมู่บ้าน #ระบบแลกบัตรโรงงาน #เครื่องอ่านบัตรประชาชน รปภ.