Workflow & Document Management Solution

Benefits Summary

ประโยชน์สำหรับผู้ใช้

• หมดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา
• จัดการส่งเอกสารถึงผู้รับได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ แม้ว่าจะทำงานต่างสถานที่ หรือต่างสาขากันก็ตาม โดยสามารถใช้งานผ่าน Mobile Device เช่น Tablet และ IPad ได้
• มีระบบการแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล์ และหน้าต่างของระบบ Papyrus เมื่อมีเอกสารใหม่หรือเอกสารที่รอการอนุมัติเข้ามา
• ใช้งานง่ายและสามารถเข้าใช้งานระบบได้จากทุกที่ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอินทราเน็ต หรืออินเทอร์เนต
• ระบบจะบริหารจัดการเลขที่ของเอกสารให้อัตโนมัติ
• ระบบจะบริหารจัดการเวอร์ชั่นเอกสารให้อัตโนมัติ
• มั่นใจได้ว่าเอกสารที่แสดงในระบบ จะเป็นเอกสารที่อัพเดทที่สุด
• ลดระยะเวลาการทำงาน
• เพิ่มประสิทธิ์ภาพในการทำงาน

ประโยชน์สำหรับไอทีขององค์กร

• การดูแลรักษาระบบ ทำได้ง่าย
• สามารถออกแบบให้ทำงานร่วมกับระบบต่างๆที่องค์กรใช้อยู่ เช่น ERP และ HRMS เป็นต้น
• ทีมงานของบริษัท จะคอยให้คำปรึกษา ช่วยเหลือในการวางระบบและอบรมให้อย่างเต็มรูปแบบ

ประโยชน์สำหรับบริษัท

• เพิ่มประสิทธิภาพในระบบการทำงานขององค์กร
• วิเคราะห์กระบวนการทำงานขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบแยกส่วน
• ด้วยระบบการติดตามงานแบบ real time จึงสามารถตรวจสอบสถานะของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• สะดวก คล่องตัวและสามารถทำงานได้จากทุกที่ แม้ว่าจะอยู่ต่างสาขากันก็ตาม
• มั่นใจได้ว่าเอกสารและงานทั้งหมดจะอยู่ในการควบคุมและสามารถตรวจสอบติดตามได้
• เพิ่มโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ
• ลดต้นทุนในการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็น กระดาษและหมึกพิมพ์
• ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร
• ลดต้นทุนความผิดพลาดทั้งจากระบบงาน และจากตัวบุคคล

Features

จัดการงานเอกสารแบบครบวงจร
• ช่วยบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กร ตลอดอายุขัยของเอกสาร ตั้งแต่ควบคุมสิทธิของผู้ใช้ที่มีสิทธิในการออกเอกสารหรือนำเข้าเอกสาร พิจารณาอนุมัติในแต่ละลำดับขั้น แจกจ่ายถึงผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

การควบคุม Version และการปรับปรุงเอกสาร
• ระบบจะควบคุม version และกระบวนการปรับปรุงเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ จะเป็นเอกสารที่ถูกปรับปรุง หรือ update ล่าสุดเสมอ

รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ
• รองรับรูปแบบของเอกสารได้หลากหลาย เช่น Microsoft Office 2003, 2007, PDF, WordPerfect, HTML, AutoCAD DWG, JPEG, PNG, MPEG และอื่นๆอีกมากมายที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วไป

แบบฟอร์มอิเลคโทรนิคส์
• ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มอิเลคโทรนิคส์ได้อย่างอิสระ สามารถใช้ตราสัญลักษณ์ขององค์กรร่วมด้วยอย่างง่ายดายด้วยวิธีการ drag and drop ผ่านระบบการสร้างฟอร์มของระบบ โดยระบบจะควบคุม version ของอิเลคโทรนิคส์ฟอร์ม เพื่อให้การบริหารแบบฟอร์มในองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง และรวดเร็ว ทั่วทั้งองค์กร

ระบบความปลอดภัย
• เพื่อความมั่นใจในการใช้งาน การควบคุมความปลอดภัยแบบ password และการเข้ารหัสเอกสารของระบบจะช่วยควบคุมสิทธิและการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น
• มีการเข้าระหัส 128 bit เพื่อป้องกันการโจรกรรมข้อมูลในระบบโดยตรงอีกชั้นหนึ่งด้วยเพื่อความมั่นใจ ในการปกป้องข้อมูล

การติดตามสถานะงานแบบ Real Time
• ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและติดตามสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนใด นอกจากนี้ผู้ที่มีสิทธิในการดูแลระบบยังสามารถมอบหมายและเปลี่ยนแปลง ตัวผู้อนุมัติเอกสารใหม่ได้ หากเกิดเหตุสุดวิสัยที่เป็นอุปสรรคในเส้นทางเดินเอกสาร

การค้นหาและเรียกดูเอกสาร
• สามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารทั้งแบบอย่างง่ายและแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
• สามารถเพิ่มเติมฟิลด์ข้อมูลของงานและเอกสารแต่ละประเภทได้ และสามารถระบุได้ว่าฟิลด์นั้นเป็นชนิดใด เป็นฟิลด์ข้อมูลบังคับหรือไม่ และสามารถใช้เป็นเงื่อนไขในการค้นหาได้ ซึ่งสามารถเพิ่มเติมได้ไม่จำกัด

การค้นหาแบบระบุคำค้น (Full Text Search, Optional)
• ผู้ใช้สามารถค้นหางานหรือเอกสารได้แบบคำค้นก็ได้เช่นกัน ทั้งไทยและอังกฤษโดยจะค้นจากในเนื้อเอกสารหรือในแบบฟอร์มอิเลคโทรนิคส์ก็ได้ เพื่อให้การค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

ระบบรายงานและสถิติ
• ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานและสถิติเบื้องต้น เพื่อช่วยวิเคราะห์ความถี่ของการเปลี่ยนแปลงเอกสารต่างๆขององค์กร ในความสัมพันธ์เชิง ประเภทของเอกสาร แผนก เรื่องของเอกสาร หรือระยะเวลาที่รอการอนุมัติเพื่อให้ฝ่ายบริหารหรือผู้เกี่ยวข้องสามารถคาดการณ์ และกำหนดทิศทางขององค์กรได้
• ระบบจะเก็บประวัติการเข้าดู รวมถึงการสั่งพิมพ์และ download ของเอกสารแต่ละฉบับเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบเอาไว้ด้วย

ระบบเวิร์คโฟล์วอัจฉริยะ
• มีระบบเวิร์คโฟล์วเพื่อการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และทางเดินเอกสารแบบอัจฉริยะ ที่ผู้ใช้สามารถสร้างเองได้ง่ายๆ โดยวิธีการลากและวาง (drag & drop) โดยระบบเวิร์คโฟล์วจะสามารถเลือกตัวบุคคลหรือผู้อนุมัติเอกสารเองได้ โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดให้ และยังมีระบบตรวจสอบตัวเอง หรือ workflow self-tester ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยตรวจสอบความถูกต้องในการสร้างเวิร์คโฟล์ว ซึ่งจะช่วยลดเวลาและความผิดพลาดในการทำงานลงไปได้อย่างมาก
ระบบช่วยเตือน
• เพื่อให้การอนุมัติเอกสารต่างๆเสร็จสิ้นในกำหนดเวลาที่ได้ตั้งไว้ ระบบมีระบบช่วยเตือนผ่านทางอีเมล์ สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถตั้งค่าได้หลากหลายแบบ

การดูแลรักษาง่าย
• ด้วยการออกแบบระบบเพื่อให้ดูแลรักษาง่าย ด้วยคุณสมบัติการรองรับผู้ใช้แบบระบุตำแหน่ง และระบบการควบคุม version ของเวิร์คโฟล์วและอิเลคโทรนิคส์ฟอร์ม ทำให้เป็นระบบบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และระบบบริหารจัดการเอกสารที่ดูแลรักษาง่าย อีกทั้งคุณสมบัติที่เป็นการทำงานแบบ web-based จะทำให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลระบบขององค์กร สามารถควบคุมและดูแลระบบได้ง่ายยิ่งขึ้นแม้ว่าจะมีผู้ใช้เป็นจำนวนมากก็ตาม

ก้าวไปข้างหน้ากับระบบ Paperless แบบสมบูรณ์
• ระบบสามารถทำงานเชื่อมต่อกับระบบต่างๆที่นิยมใช้กันอยู่ทั่วไปในองค์กร เช่น ระบบ ERP และระบบ HRMS เป็นต้น
• สามารถรองรับการเชื่อมต่อและระบุตัวตนกับระบบการจัดการผู้ใช้งาน (Active Directory) ได้

อื่นๆ
• รองรับการใช้งานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น Tablet และ IPad ทำให้การทำงานขององค์กรราบรื่น และมีประสิทธิภาพสูงสุด ทุกที่ ทุกเวลา
• มีความยืดหยุ่นสูง ปรับเปลี่ยนเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของแต่ละองค์กร ได้อย่างลงตัว โดยที่ตัวพนักงานในองค์กรแทบไม่ต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานเลย ในขณะเดียวกันกลับเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กรได้อย่างมากมาย ด้วยระยะเวลาในการอิมพลีเมนต์ระบบที่รวดเร็ว
• รองรับการใช้งานในส่วนของเมนูสั่งการได้ทั้งภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ และภาษาญี่ปุ่น
• จัดเก็บเอกสาร จากการสแกนเอกสารและนำเข้าโดยตรงผ่านเครื่อง multifunction ได้ (เฉพาะ Fuji Xerox รุ่น Apeos ขึ้นไป