PDPA กับงาน รปภ. เกี่ยวข้องกันอย่างไร?

งานรักษาความปลอดภัยไม่ได้เกี่ยวข้องเฉพาะการดูแลคนและสถานที่เท่านั้น เพราะในแต่ละวัน รปภ. อาจต้องรับและบันทึก ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้มาติดต่อ เช่น ชื่อ–นามสกุล ข้อมูลจากบัตร ทะเบียนรถ ภาพถ่าย และประวัติการเข้า–ออก ดังนั้น การจัดการ Visitor จึงควรคำนึงถึงทั้ง Security และ PDPA ไปพร้อมกัน

เก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น

ก่อนบันทึกข้อมูล Visitor ควรถามว่า “ข้อมูลนี้จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมการเข้า–ออกหรือไม่?” ไม่ควรเก็บข้อมูลทุกอย่างเพียงเพราะระบบสามารถเก็บได้

ระวังการเก็บบัตรตัวจริง

การรับบัตรประชาชนหรือใบขับขี่ตัวจริงมาเก็บไว้ที่ป้อมเพิ่มความเสี่ยงเรื่องบัตรสูญหาย สลับกัน หรือถูกบุคคลอื่นเข้าถึง หากหน้างานสามารถใช้ระบบอ่านข้อมูลที่จำเป็นจากบัตรเพื่อดำเนินการแลกบัตรได้ ก็เป็นอีกแนวทางในการลดการถือครองบัตรตัวจริง โดย WAC Visitor Mobile Lite รองรับการอ่านข้อมูลจากชิปบัตรประชาชนและแถบแม่เหล็กใบขับขี่โดยตรง

ข้อมูลผู้มาติดต่อไม่ควรเปิดเผยให้ใครรู้

ชื่อ เลขบัตร ทะเบียนรถ ภาพ และประวัติการเข้า–ออก ควรมีมาตรการควบคุมการเข้าถึงอย่างเหมาะสม ในข้อมูลผลิตภัณฑ์ WAC ระบุว่าข้อมูลมีการเข้ารหัสและต้องเปิดอ่านด้วยโปรแกรมเฉพาะ รวมถึงสามารถเลือกปกปิดข้อมูลส่วนบุคคลบนสลิปได้

ต้องระวังข้อมูลบนสลิป Visitor

แม้ข้อมูลในระบบจะได้รับการป้องกัน แต่ถ้าพิมพ์ข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนมากลงบนสลิปแล้วสลิปถูกทิ้งหรือส่งต่อ ก็อาจเกิดความเสี่ยงได้ จึงควรพิจารณาว่า ข้อมูลใดจำเป็นต้องแสดงบนสลิปจริง ๆ โดยระบบ WAC Visitor สามารถเลือกซ่อนหรือแสดงหัวข้อที่พิมพ์ และเลือกปกปิดข้อมูลส่วนบุคคลได้

ต้องมีแนวทางจัดการข้อมูลหลังจากใช้งาน

องค์กรควรกำหนดให้ชัดว่า เก็บข้อมูล Visitor เพื่ออะไร เก็บไว้นานเท่าไร ใครมีสิทธิ์เข้าถึง และเมื่อหมดความจำเป็นจะจัดการข้อมูลอย่างไร ไม่ควรเก็บข้อมูลไว้โดยไม่มีกำหนดเพียงเพราะระบบสามารถเก็บได้

เทคโนโลยีอย่างเดียวไม่ทำให้องค์กรสอดคล้องกับ PDPA

ระบบที่มีการเข้ารหัสหรือปกปิดข้อมูลช่วยลดความเสี่ยงได้ แต่ PDPA ไม่ได้ขึ้นอยู่กับตัวเครื่องหรือโปรแกรมเพียงอย่างเดียว ยังเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ ฐานกฎหมาย นโยบาย ขั้นตอนการทำงาน และวิธีที่บุคลากรขององค์กรจัดการข้อมูลด้วย

ดังนั้นจึงควรหลีกเลี่ยงความเข้าใจว่า “ซื้อระบบที่รองรับ PDPA แล้วเท่ากับทำถูก PDPA ทุกอย่าง”

รปภ. คือด่านแรกของทั้ง Security และ Data Security การรักษาความปลอดภัยที่ดี ไม่ใช่เพียงป้องกันคนที่ไม่ควรเข้าพื้นที่ แต่ต้องช่วยป้องกันข้อมูลของคนที่เข้ามาด้วย

“การนำระบบ Visitor Management มาใช้จึงควรช่วยให้การเก็บข้อมูล เป็นระบบ ลดการใช้เอกสารหรือการจดข้อมูลที่เปิดเผยง่าย ควบคุมการเข้าถึง และสามารถตรวจสอบข้อมูลได้เมื่อจำเป็น”