ระบบแลกบัตร ไม่ใช่แค่เครื่องอ่านบัตร

หลายคนอาจเข้าใจว่า ระบบ Visitor Management มีหน้าที่เพียงอ่านบัตรประชาชนและบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อ แต่จริง ๆ แล้ว “การอ่านบัตร” เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ระบบ Visitor ที่ดีควรช่วยดูแลกระบวนการตั้งแต่ ผู้มาติดต่อเข้ามา จนกระทั่งออกจากพื้นที่ และทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้นำกลับมาใช้ตรวจสอบได้เมื่อจำเป็น

ระบบ Visitor ที่ดีควรทำอะไรได้บ้าง?

บันทึกข้อมูลผู้มาติดต่ออย่างเป็นระบบ

นอกจากชื่อ–นามสกุลแล้ว อาจต้องบันทึกทะเบียนรถ ประเภทรถ ผู้ที่ต้องการเข้าพบ รวมถึงภาพประกอบตามความจำเป็นของหน้างาน ระบบ WAC สามารถเก็บข้อมูลเหล่านี้เพิ่มเติมจากข้อมูลที่อ่านจากบัตรได้

รู้ว่าใครเข้า และใครออก

ระบบควรช่วยให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบสถานะได้ว่า วันนี้มีผู้มาติดต่อเข้ามากี่คน ออกแล้วกี่คน มีใครยังตกค้างหรืออยู่ข้ามวัน

ค้นหาประวัติย้อนหลังได้

เมื่อเกิดเหตุ ไม่ควรต้องกลับไปเปิดสมุดค้นหาทีละหน้า แต่ควรสามารถเรียกดูประวัติการเข้า–ออกและรายละเอียดของแต่ละรายการได้

ช่วยดูแลความปลอดภัย

ระบบสามารถมีฟังก์ชันอย่าง Black List เพื่อแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่เมื่อพบผู้ที่อยู่ในรายชื่อห้ามเข้า ช่วยให้การควบคุมไม่ได้ขึ้นอยู่กับความจำของ รปภ.เพียงอย่างเดียว

ให้ความสำคัญกับข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลจากบัตร ภาพถ่าย และประวัติการเข้า–ออกควรได้รับการจัดเก็บอย่างเหมาะสม โดยระบบ WAC มีการเข้ารหัสข้อมูลและต้องใช้โปรแกรมเฉพาะในการเปิดอ่าน

นำข้อมูลไปใช้ต่อได้

ระบบควรช่วยสรุปจำนวนเข้า–ออก คงเหลือ รายละเอียดการเข้า–ออก และสามารถนำข้อมูลไปจัดทำรายงานได้ โดยระบบ WAC รองรับการส่งออกรายงานเป็น Excel

เพราะฉะนั้น “เครื่องอ่านบัตร” กับ “ระบบ Visitor” จึงไม่เหมือนกัน เครื่องอ่านบัตร ช่วยนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ แต่ Visitor Management System ช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการเข้า–ออก ตั้งแต่เริ่มลงทะเบียน ไปจนถึงการค้นหาและตรวจสอบย้อนหลัง

“ระบบ Visitor ที่ดี ไม่ใช่แค่รู้ว่า “ใครเข้ามา” แต่ต้องช่วยให้รู้ว่า “เข้ามาเมื่อไร มาติดต่อใคร ออกไปหรือยัง และตรวจสอบย้อนหลังได้หรือไม่”